6 cách vàng để tránh máy hủy tài liệu bị kẹt giấy

Tình trạng máy hủy tài liệu bị kẹt giấy gây đến rất nhiều phiền toái cho chúng ta. Thứ nhất, chúng ta phải tốn thời gian công sức thậm chí là tiện bạc để sửa chữa cho chúng. Thứ hai, văn phòng của chúng ta bắt đầu bừa bộn trở lại, chúng ta phải tốn thêm thời gian ngồi phân loại giấy tờ và sắp xếp chúng sao cho gọn gàng ngăn nắp, hơn thế nữa phải phân loại ra giấy tờ nào quan trọng, giấy tờ nào chứa các thông tin nhạy cảm nhưng đã hết sử dụng có thể hủy đi, v.v… Việc đó có thể khiến chúng ta mất hàng giờ liên hoặc vài ngày để có thể sắp xếp một cách ngăn nắp và dễ dàng kiếm ra tài liệu nhất. Chính vì vậy tầm quan trọng của máy hủy tài liệu là không thể chối cãi. Nó không những giúp bạn quản lý tài liệu của công ty và bản thân mình tốt nhất và còn giúp cho văn phòng của bạn luôn trong trạng thái chuyên nghiệp cao nhất.

Hôm nay Shop1888 sẽ giúp bạn nắm được nguyên nhân và 6 cách vàng để tránh tình trạng máy hủy tài liệu của bạn bị kẹt giấy liên tục.

6 cách vàng để tránh máy hủy tài liệu bị kẹt giấy:

  1. Không nên hủy quá nhiều giấy vượt qua công suất hủy của máy.

  • Mỗi máy hủy có một công suất hủy giấy nhất định (ví dụ: máy hủy tài liệu Kobra +1CC4 có thể hủy được 12-14 tờ A4/70 gram một lần) nếu bạn bỏ nhiều hơn số lượng giấy đó trường hợp kẹt giấy sẽ xảy ra.
  • Chính vì vây, hãy để ý một chút vào lượng giấy hủy của bạn, nếu nhu cầu sử dụng của bạn phải hủy nhiều giấy bạn nên chia nhỏ nó ra để hủy hoặc chọn một máy hủy có công suất hủy lớn hơn phù hợp với nhu cầu của bạn và công ty, như vậy tình trạng kẹt giấy sẽ không xảy ra.

Không nên hủy quá nhiều giấy vượt qua công suất hủy của máy.

Không nên hủy quá nhiều giấy vượt qua công suất hủy của máy

  1. Tránh trường hợp hủy tài liệu quá nhanh

  • Một trường hợp khác gây ra tình trạng kẹt giấy thường xuyên là bằng cách bạn đưa giấy hủy vào máy hủy liên tục mà không cho nó cơ hội xử lý hoàn toàn giấy hủy được đưa vào trước (điều này được gọi là hủy quá nhanh). Hãy nhớ rằng không phải một tờ giấy đã biến mất hoàn toàn vào máy hủy không có nghĩa là nó đã được hủy hoàn toàn.
  • Để tránh trường hợp này xảy ra, chỉ cần đợi một vài giây sau mỗi lần nạp giấy trước khi bạn nạp giấy tiếp tục.

Tránh trường hợp hủy tài liệu quá nhanh

Tránh trường hợp hủy tài liệu quá nhanh

  1. Tránh gấp hoặc làm giấy bị nhàu nát khi đưa nó vào giấy hủy

  • Nếp nhăn, gồ ghề hoặc xếp thành nếp có thể dễ dàng gây kẹt giấy cho máy hủy vì nó làm tăng gấp đôi, gấp ba thậm chí gắp bốn lần số lượng giấy hủy bạn hủy cùng một lúc. Chính vì vậy hãy ra nó ra thành tờ giấy bạn.
  • Rất dễ dàng để bạn vô tình làm nhăn những cạnh của giấy tài liệu mà bạn muốn hủy hoặc lưu trữ. Vì vậy hãy cẩn thận với các giấy tờ bạn muốn hủy để tránh những rắc rối không cần thiết cho bạn.

Tránh gấp hoặc làm giấy bị nhàu nát khi đưa nó vào giấy hủy

Tránh gấp hoặc làm giấy bị nhàu nát khi đưa nó vào giấy hủy

  1. Hãy cảnh giác với các vật liệu dày hơn hoặc cứng hơn (như các tông, nhựa, v.v…)

  • Vật liệu dày hơn so với giấy thông thường có thể gây khó khăn cho máy hủy để xử lý nó. Nếu bạn có ý định hủy nó thì bạn nên chọn những loại máy hủy có khả năng hủy được các vật liệu đó. Hiện nay có rất nhiều máy hủy có thể hủy được tất cả các thứ nói trên.
  • Hoặc nếu bạn đã lỡ mua máy hủy chỉ hủy giấy thì bạn nên xử lý những vật liệu dày hoặc cứng ở ngoài nhé. Đừng cố nhét vào máy hủy để phải gặp sự cố nhé.
  • Một vài thứ không nên đưa vào máy hủy giấy như sau:
    • Thẻ tín dụng
    • CD, VCD hoặc DVD
    • Trang giấy nhiều lớp
    • Các tông
    • Vật liệu bao bì dày
    • Vật liệu có chứa chất kết dính

Hãy cảnh giác với các vật liệu dày hơn hoặc cứng hơn (như các tông, nhựa, v.v…)

Hãy cảnh giác với các vật liệu dày hơn hoặc cứng hơn (như các tông, nhựa, v.v…)

  1. Làm trống thùng rác thường xuyên

  • Các bài viết hướng dẫn trước Shop1888 cũng đã cho các bạn biết nếu các bạn để thùng rác đầy mà tiếp tục hủy giấy thì tình trạng kẹt giấy sẽ xuất hiện. Chính vì vậy hãy kiểm tra thùng rác thường xuyên để chắc rằng bạn sẽ đổ rác kịp thời khi rác đầy nhé.
  • Hoặc bạn không cần phải kiểm tra rác thườn xuyên như vậy mà bạn đặt luôn một lịch trình cho nhân viên của mình ví dụ như: “Hãy kiểm tra và đổ rác vào chiếu thứ Năm mỗi tuần nhé”. Như vậy bạn sẽ không tốn thời gian để kiểm tra giấy liên tục

Làm trống thùng rác thường xuyên

Làm trống thùng rác thường xuyên

  1. Tra dầu vào lưỡi dao cắt của máy hủy tài liệu thường xuyên

  • Dầu nhờn máy hủy không chỉ có tác dụng sửa chữa khi kẹt giấy mà nó còn có tác dụng có thể giữ cho lưỡi dao máy hủy tài liệu luôn nằm trong tình trạng hoạt động tốt và chất nhất. Hãy thử tra dầu vào lưỡi dao của bạn sau khi dọn sạch thùng rác hoặc một vài lần mỗi tháng để giữ lưỡi dao luôn sắc và được bôi trơn.
  • Không sử dụng quá nhiều dầu (cái gì quá cũng không tốt). Với việc các bụi giấy có thể kết hợp với dầu tạo nên một hỗn hợp dính và dầy tren lưỡi dao làm cho việc hủy giấy khó khăn hơn. Chính vì vậy, sử dụng nó đúng liều lượng và hợp lý sẽ giúp máy hủy hoạt động tốt hơn, ngược lại nó không chỉ gây nên tình trạng kẹt giấy mà còn làm lưỡi dao bạn bị hư nữa. Hãy chú ý đến điều này.

Tra dầu vào lưỡi dao cắt của máy hủy tài liệu thường xuyên

Tra dầu vào lưỡi dao cắt của máy hủy tài liệu thường xuyên

Trên đây là 6 cách vàng để tránh cho máy hủy tài liệu của bạn bị kẹt giấy. Bạn có thể xem Series các phần hướng dẫn giải quyết tình trạng máy hủy tài liệu bị kẹt giấy của Shop1888 cung cấp. Shop1888 có kinh nghiệm 15 năm trong ngành thiết bị văn phòng, nếu bạn có bất cứ thắc mắc, vấn đề hoặc thông tin về các máy văn phòng của bạn như: máy hủy giấy, máy chiếu, màn chiếu, máy chấm công, máy in, v.v… hãy gọi ngay cho Shop1888 qua hotline: 09.09.09.1888 để được tư vấn, hỗ trợ và hướng dẫn sửa chữa hoàn toàn miễn phí.

Chia sẻ:

Bài viết cùng danh mục:

Viết Bình luận