Máy Chấm Công Thẻ Giấy

Máy Chấm Công Thẻ Giấy Chính Hãng Giá Rẻ Tốt Nhất Tại TP.HCM

Máy chấm công thẻ giấy là một thiết bị quan trọng trong quản lý chấm công và tính lương nhân viên. Được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức, máy chấm công giúp ghi lại thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tiện lợi. Bài viết này Shop1888 sẽ giới thiệu về máy chấm công thẻ giấy, cung cấp thông tin về cách hoạt động, lợi ích và lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công thẻ giấy thuộc dòng máy chấm công cơ học, và thường được sử dụng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu chấm công của nhân viên. Mỗi thẻ chấm công được chia sẵn các cột giờ vào, giờ ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một tháng. Khi nhân viên đến hoặc đi làm, họ sẽ đưa thẻ chấm công vào máy chấm công để máy in giờ vào và giờ ra lên thẻ.

Tuy nhiên, máy chấm công thẻ giấy không được coi là hiện đại và tiên tiến như các loại máy chấm công khác. Do đó, nó có thể không đáp ứng được nhu cầu quản lý chấm công của các doanh nghiệp lớn hoặc có quy mô phân phối rộng. Ngoài ra, việc sử dụng thẻ giấy có thể gặp phải một số vấn đề như thẻ bị rách hoặc mất, dẫn đến sai sót trong dữ liệu chấm công.

Máy chấm bằng công thẻ giấy có mấy loại?

Có hai loại máy chấm công thẻ giấy phổ biến trên thị trường, đó là máy chấm công thẻ giấy in kim và máy chấm công thẻ giấy in búa.

Máy chấm công thẻ giấy in kim có khả năng cuộn và đẩy thẻ chấm công lên khi bạn đưa thẻ vào máy. Kiểu dáng nhỏ gọn, đa dạng model và có khả năng quản lý lên tới 500 công nhân viên. Máy này sử dụng công nghệ in kim và có thể in hai loại mực đen và đỏ để người dùng nhận biết. Giá thành của máy này tương đối thấp.
Máy chấm công thẻ giấy in búa cũng sử dụng công nghệ in, nhưng khi chấm công bạn cần đẩy thẻ giấy xuống vì máy không tự động cuộn vào. Máy này có độ bền cao hơn so với máy chấm công thẻ giấy in kim và có khả năng in hai loại mực đen và đỏ. Tuy nhiên, giá thành của máy in búa sẽ cao hơn so với máy in kim.

Cả hai loại máy chấm công thẻ giấy đều có khả năng in hai loại mực đen và đỏ để người dùng nhận biết. Việc lựa chọn máy chấm công thẻ giấy phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp.

Ưu và nhược điểm của máy chấm công thẻ giấy

Ưu điểm

Ưu điểm của máy chấm công thẻ giấy được nhiều người dùng đánh giá cao, như đã được đề cập trong câu hỏi trước đó.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của máy chấm công thẻ giấy là không yêu cầu đăng ký dấu vân tay, làm thẻ từ… do đó không cần phải kết nối với máy tính và phần mềm chấm công, giúp cho việc lắp đặt, cài đặt, sử dụng và bảo trì máy đơn giản và dễ dàng.
Thao tác chấm công bằng thẻ giấy cũng rất đơn giản và nhanh chóng, với tốc độ in nhanh và khả năng chia ca làm việc hiệu quả, giúp đáp ứng tốt nhu cầu chấm công chính xác ở quy mô lớn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Máy chấm công thẻ giấy cũng có thiết kế nhỏ gọn, di chuyển linh hoạt và có nhiều tính năng tiện ích như chuông báo giờ vào làm việc, giờ nghỉ, kết nối với chuông reng, tự động chuyển cột giờ vào/ra theo ca làm việc quy định, màn hình hiển thị thời gian rõ ràng, pin sạc dự phòng và khả năng in được nhiều màu mực khác nhau để thể hiện việc đi làm đúng giờ, đi trễ…
Ngoài ra, giá thành máy chấm công thẻ giấy thường rẻ hơn nhiều so với các loại máy chấm công khác như máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ từ, máy chấm công khuôn mặt… do đó là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.

Nhược điểm

Máy chấm công thẻ giấy cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.

Một trong những hạn chế lớn nhất của máy chấm công thẻ giấy là cần phải sử dụng thẻ giấy riêng cho mỗi nhân viên và nhớ mang thẻ giấy theo người và bảo quản thẻ tốt, không làm thẻ bị ướt, rách… để chấm công được. Việc này có thể gây phiền toái và không tiện lợi cho người lao động.
Ngoài ra, việc người lao động có thể chấm công hộ nhau cũng là một hạn chế của máy chấm công thẻ giấy, do đó thường sẽ cần có thêm một người giám sát trong suốt quá trình chấm công để đảm bảo tính chính xác và tránh những trường hợp gian lận.
Việc tổng hợp dữ liệu chấm công cũng được thực hiện hoàn toàn thủ công, do đó thường tốn nhiều thời gian và có thể có sai sót. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu chấm công và làm tăng công việc cho người quản lý.

Máy chấm công thẻ giấy loại nào tốt nhất?

Máy chấm công bằng thẻ giấy Ronald Jack đã trở thành công cụ đắc lực trong việc quản lý chấm công tại các nơi như công xưởng hay các nhà máy sản xuất với tính chất công việc ảnh hưởng nhiều đến dấu vân tay, khuôn mặt, v.v. Trên thị trường hiện nay, Ronald Jack nổi tiếng với 4 dòng máy chấm công bằng thẻ giấy phổ biến và được ưa chuộng.

Ronald Jack RJ-2200A

Máy chấm công Ronald Jack RJ-2200A là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, nhờ thiết kế đơn giản và nhỏ gọn. Dù vậy, máy vẫn tích hợp rất nhiều tính năng hữu ích và tương thích cao. Với giá thành rẻ và dễ sử dụng cũng như cài đặt, RJ-2200A đáp ứng được nhu cầu của nhiều cơ quan và doanh nghiệp.

Ronald Jack RJ-2200N

Với trọng lượng nhỏ gọn chỉ khoảng 3kg, máy chấm công bằng thẻ giấy Ronald Jack RJ-2200N mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng. Sản phẩm này có độ bền cao, pin và bộ nhớ khủng có thể lưu trữ dữ liệu lên đến 8 năm. Điều đáng chú ý, máy vẫn hoạt động bình thường khi không có nguồn điện trực tiếp, là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ.

Ronald Jack RJ-3300A

Máy chấm công bằng thẻ giấy Ronald Jack RJ-3300A ghi điểm với chất lượng cực kì tốt và tính năng thông minh vượt trội. Hệ thống pin hoạt động siêu bền đảm bảo hoạt động liên tục trong 36 tiếng và bộ nhớ lưu trữ lên đến 8 năm. Đặc biệt, máy còn có chức năng nhận định chính xác ngày và giờ chấm công khi in ra giấy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả.

Ronald Jack RJ-3300N

Ronald Jack RJ-3300N là dòng máy chấm công hiện đại và siêu bền, được các công xưởng ở Việt Nam và Đài Loan ưa chuộng trong nhiều năm. Thiết kế đẹp mắt, nhỏ gọn và dễ dàng di chuyển giúp tiện lợi cho việc chấm công ở những nơi cách xa nhau. Máy còn tích hợp chuông thông báo, cuốn – đẩy thẻ in tự động và phân biệt được giờ làm với giờ tăng ca, giúp nâng cao hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.

Hướng dẫn cài đặt thông số máy chấm công thẻ giấy

Cài đặt mực in thẻ

Để cài đặt mực in ra thẻ trên máy chấm công thẻ giấy, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Trên dãy phím P1 tới P6, bấm P1 để vào menu cài đặt.
Đèn led sẽ sáng trên các phím P1, P4, P5, P6 và trên màn hình hiển thị mục nhấp nháy (01), thời gian và phút.
Nhấn phím P6 để vào mục giờ nhấp nháy và chọn giờ (P4, P5) thích hợp.
Nhấn P6 để lưu và chuyển sang phút dạng nhấp nháy trên màn hình, chọn phút thích hợp.
Nhấn P6 để lưu và trên màn hình sẽ nhấp nháy (01), ở đây ta sẽ có hai màu mực in là màu đen 01 và màu đỏ là 02. Ta chọn màu mực muốn in để khi tới giờ chọn thì màu mực in sẽ tự động thay đổi. Chọn mực in thích hợp.
Nhấn P6 để lưu và màn hình sẽ nhấp nháy (7), trên màn hình hiển thị các ngày trong tuần từ chủ nhật đến thứ 2 đến thứ 7.
Nhấn P6 để lưu dữ liệu và chuyển tiếp qua mục 02 (vì đây là tuần làm việc mặc định).
Thực hiện tương tự như mục 01 để chọn giờ thay đổi màu mực in.
Lưu ý: Mỗi một mục là một giờ thay đổi màu mực in, ta phải thực hiện tất cả các giờ để thay đổi màu sắc của mực in.

Cài đặt nhạc chuông

Để cài đặt nhạc chuông cho máy chấm công thẻ giấy, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Trên dãy phím P1 tới P6, bấm P2 để vào menu cài đặt nhạc chuông.
Đèn led sẽ sáng trên các phím P2, P4, P5, P6 và trên màn hình hiển thị mục nhấp nháy (01) bên trái, thời gian và phút bên phải.
Nhấn phím P6 để vào mục giờ nhấp nháy và chọn giờ (P4, P5) thích hợp.
Nhấn P6 để lưu và chuyển sang phút dạng nhấp nháy trên màn hình, chọn phút thích hợp.
Nhấn P6 để lưu và tiếp tục chọn nhạc chuông thích hợp (P4, P5). Ở đây có ba loại nhạc chuông là 01 (nội bộ nhạc chuông), 02 (ngoài Đầu ra báo động Bell – có liên kết với chuông báo động) và 03 (Âm nhạc Bell và ngoài Đầu ra báo động Chuông).
Nhấn P6 để lưu và chọn thời gian đổ chuông (tối đa 4 phút 59 giây) bằng cách sử dụng các phím P4, P5.
Nhấn P6 để lưu và trên màn hình hiển thị các ngày trong tuần từ chủ nhật đến thứ 2 đến thứ 7.
Nhấn P6 để lưu dữ liệu và chuyển tiếp qua mục 02 (vì đây là tuần làm việc mặc định).
Thực hiện tương tự như mục 01 để chọn giờ thay đổi nhạc chuông.
Lưu ý: Mỗi một mục là một giờ thay đổi nhạc chuông, ta phải thực hiện tất cả các giờ để đặt nhạc chuông.

Cài đặt cột in

Để cài đặt cột in thẻ cho máy chấm công thẻ giấy, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Trên dãy phím P1 tới P6, bấm P3 để vào menu cài đặt cột in thẻ.
Đèn led sẽ sáng trên các phím P3, P4, P5, P6 và trên màn hình hiển thị mục 01 dạng nhấp nháy bên trái và bên phải là giờ và phút.
Chọn giờ và phút sử dụng (P4, P5).
Nhấn P6 để lưu và trên màn hình hiển thị cột muốn in đang nhấp nháy.
Chọn cột muốn in (P4 và P5), sau khi chọn cột thích hợp.
Nhấn P6 để lưu và chuyển tới ngày chọn trên màn hình hiển thị tuần tự 1,2,3,4,5,6,7 (chủ nhật, thứ hai, thứ ba…thứ bảy).
Vì đây là chế độ mặc định nên ta nhấn P6 để lưu và chuyển tiếp qua mục 02.
Thực hiện tương tự như mục 01 để cài đặt cột in thẻ cho các giờ khác nhau trong ngày.
Lưu ý: Mỗi một mục là một giờ thay đổi cột in thẻ, ta phải thực hiện tất cả các giờ để cài đặt cột in thẻ cho tất cả các giờ trong ngày.

Kinh nghiệm chọn mua máy chấm công thẻ giấy

Khi mua máy chấm công, bạn cần lưu ý một số điểm để mua được sản phẩm tốt nhất và đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của công ty. Bạn có thể tham khảo cách lựa chọn máy chấm công thẻ giấy phù hợp với quy mô và mục đích sử dụng của doanh nghiệp:

Chọn thiết bị có các thông số kỹ thuật, chức năng đáp ứng hợp lý quy mô nhân viên và nhu cầu sử dụng, tránh lãng phí không cần thiết. Các thông số kỹ thuật cần lưu ý bao gồm: tốc độ chấm công, dung lượng bộ nhớ, khả năng in màu, tính năng kết nối, độ bền…
Nên ưu tiên các máy có thiết kế nhỏ gọn để tiết kiệm diện tích và tăng cường độ linh hoạt cho thiết bị. Bên cạnh đó, máy cần được làm từ những chất liệu bền bỉ để đảm bảo hoạt động hiệu quả tại những môi trường nhiều khói bụi như xưởng sản xuất, công trường xây dựng…
Chọn máy chính hãng đến từ những thương hiệu uy tín như Wise Eye, Ronald Jack, Kings Power, Robotron… để đảm bảo chất lượng, chế độ bảo hành cũng như độ bền cho thiết bị. Nên tránh các sản phẩm giá rẻ, không rõ nguồn gốc, không có chứng nhận chất lượng để tránh mua phải sản phẩm kém chất lượng.
Nên tìm hiểu kỹ về tính năng, chức năng của sản phẩm trước khi quyết định mua. Có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia, đánh giá từ người dùng để có sự lựa chọn chính xác.
Cuối cùng, cần đảm bảo mua sản phẩm từ địa chỉ uy tín, có chế độ hậu mãi tốt và hỗ trợ kỹ thuật sau khi bán hàng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Bằng cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy, doanh nghiệp có thể ghi chép thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tiện lợi. Việc lựa chọn máy chấm công thẻ giấy phù hợp và quản lý chấm công hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương thức chấm công này vẫn có những hạn chế nhất định. Vì vậy, quý khách cần tham khảo và cân nhắc trước khi chọn mua sản phẩm này! Liên hệ ngay với Shop1888 để được tư vấn miễn phí về các sản phẩm phù hợp với quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp bạn.